Accountantskantoor aansprakelijk voor schade door fout in loonadministratie

Een accountantskantoor dat de loonadministratie voerde voor een klant had de werkgever er niet op gewezen dat de werkgever volgens de cao niet meer verplicht was om een bepaalde toeslag te betalen. Toen de werkgever, die was doorgegaan met het betalen van de toeslag, dat ontdekte eiste deze schadevergoeding als gevolg van het te veel betaalde loon. De rechtbank veroordeelde het accountantskantoor tot het betalen van schadevergoeding omdat het tot de zorgplicht van het accountantskantoor behoorde om de werkgever attent te maken op de wijziging van de cao.

Een startend beveiligingsbedrijf had per 1 januari 2014 een administratiekantoor opdracht gegeven tot het verzorgen van de financiële administratie van het bedrijf. Dat administratiekantoor had met een accountantskantoor afgesproken dat het accountantskantoor, vanwege haar bijzondere expertise op dat gebied, de loonadministratie zou voeren voor de klanten van het administratiekantoor.
Als het beveiligingsbedrijf in 2019 overstapt naar een ander kantoor, ontdekt de werkgever dat de cao sinds oktober 2013 geen adv-toeslag voor oproepkrachten (5%) meer kent. De werkgever heeft die toeslag nadien wel steeds uitbetaald en stelt het administratiekantoor aansprakelijk voor de schade wegens het teveel uitbetaalde loon (een bedrag van iets meer dan € 67.000). Het administratiekantoor stelt op zijn beurt het accountantskantoor aansprakelijk.
Deze aansprakelijkstellingen leiden er (na eerdere procedurele “omzwervingen”) toe dat de rechtbank Zeeland-West-Brabant moet oordelen over de aansprakelijkheid van het accountantskantoor.
De rechtbank beoordeelt de aansprakelijkheid van het accountantskantoor op basis van de maatstaf dat het accountantskantoor als opdrachtnemer gehouden is om te handelen zoals een redelijk bekwaam en redelijk handelend vakgenoot zou hebben gedaan. Daarmee rust volgens de rechtbank op het accountantskantoor een zorgplicht. Volgens de rechtbank is onderdeel van het werk van een salarisadministrateur dat deze nagaat of er wijzigingen in wet- en regelgeving zijn die maken dat het salaris moet worden aangepast. Controleren of de beloning conform de cao is, behoort daar ook toe. Het accountantskantoor heeft erop gewezen dat het gaat om een minimum-cao en dat belonen boven de cao is toegestaan, maar de rechtbank oordeelt dat het belang van de werkgever met zich meebrengt dat ook op belonen boven de cao wordt gewezen. Dat het computerprogramma van het accountantskantoor alleen betaling onder de cao signaleert, doet daaraan niet af.
Het accountantskantoor had aangevoerd dat de betaling boven de cao al bestond toen het kantoor de loonadministratie ging voeren, maar volgens de rechtbank behoort het ontdekken van fouten tot de taak van het kantoor als expert op het gebied van salarisadministratie. Dat geldt volgens de rechtbank temeer omdat het destijds ging om een nieuwe opdracht en een recente cao-wijziging. Daarbij kwam dat uit een aantekening op een salarisstrook blijkt dat een medewerkster van het kantoor de fout in februari 2014 al had ontdekt, maar dat ook toen niet op de fout is gewezen.
Het accountantskantoor heeft volgens de rechtbank aldus de op haar rustende zorgplicht geschonden. Ook het verweer van het accountantskantoor dat het administratiekantoor mede schuld treft omdat zij de fouten niet heeft ontdekt, slaagt niet. De rechtbank is van mening dat het administratiekantoor niet had hoeven controleren of de hoogte van de salarissen overeenkomt met de voorwaarden van de cao, omdat zij geen expertise heeft op dat gebied. Het accountantskantoor wordt daarom veroordeeld tot het betalen van schadevergoeding, waarvan het bedrag inmiddels is opgelopen tot ruim € 89.000.

De aansprakelijkheid van een bedrijf dat voor werkgevers de salarisadministratie verzorgt, is natuurlijk afhankelijk van de omvang van de opdracht en van de daarbij toepasselijke voorwaarden. De omvang van de opdracht kan worden beperkt door uitdrukkelijk te omschrijven hoe ver deze gaat en de omvang van de aansprakelijkheid kan worden beperkt, bijvoorbeeld in algemene voorwaarden.
Zonder uitdrukkelijke beperking zal tot de opdracht van een bedrijf dat salarisadministraties verzorgt doorgaans meer behoren dan alleen het verzorgen van correcte loonstroken en correcte loonaangiftes. Werkgevers willen doorgaans ook advies daar rondom heen, als het bijvoorbeeld gaat over arbeidsrecht, arbeidsvoorwaarden, werknemersverzekeringen en pensioen. Bedrijven die gespecialiseerd zijn in het verzorgen van salarisadministraties laten zich vaak ook voorstaan op hun expertise op deze gebieden en verkrijgen juist daardoor opdrachten van werkgevers.
Wie de taak op zich neemt om werkgevers ook te adviseren op relevante onderwerpen rondom de salarisadministratie heen, dient dat uiteraard wel goed te doen en dient de vele ontwikkelingen op de relevante gebieden bij te houden, om tijdig passende acties te nemen die in het belang van de werkgever zijn. Een (voortdurend) onderzoek naar de toepasselijkheid van cao’s en naar de verplichte aansluiting bij een bedrijfspensioenfonds is dan geboden en op relevante wijzigingen in de wet, in cao’s en in pensioenreglementen zal moeten worden gewezen. Wie dat niet goed doet, riskeert aansprakelijkheid voor geleden schade.
Nu leiden fouten op dat gebied niet altijd direct tot schade. Te weinig betaald loon bijvoorbeeld is geen schade, omdat de werkgever alleen alsnog moet betalen wat eigenlijk eerder al betaald had moeten zijn. Zelfs de verschuldigde wettelijke rente is geen schade, omdat de werkgever zelf ook een rentevoordeel heeft genoten door pas later te betalen. Werkgevers ervaren in zo’n geval echter vooral dat zij iets moeten gaan betalen waar zij geen rekening mee hadden gehouden. Dat zij dat niet kunnen verhalen op degene die de fout gemaakt heeft, zal de verhouding met de cliënt niet bevorderen.
Te weinig gepleegde inhoudingen op het loon kunnen wel schade vormen, als het op grond van de eisen van goed werkgeverschap voor de werkgever niet mogelijk is om het te veel betaalde loon van de werknemer terug te vorderen. Het vonnis van de rechtbank laat zien dat ook te veel betaald loon schade van de werkgever kan vormen.
Beperking van aansprakelijkheid in algemene voorwaarden als oplossing voor het probleem van de aansprakelijkheid voor fouten in de salarisadministratie is bij dit alles overigens geen goede keuze. Het sluiten van een beroepsaansprakelijkheidsverzekering is dat wel. Het zorgt er voor dat de cliënt zijn schade vergoed krijgt, waardoor de relatie met de cliënt niet per se onder de gemaakte fout hoeft te lijden. Waar een beroepsaansprakelijkheidsverzekering is gesloten, leiden beperkingen van aansprakelijkheid in algemene voorwaarden er alleen toe dat de beroepsaansprakelijkheidsverzekeraar niet of minder uitkeert, waardoor de cliënt uiteindelijk in de kou blijft staan.